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Des mains se nettoyant

digital-innovation

Adapter son lieu de travail à la nouvelle normalité

Ces derniers mois ont été intenses et riches à plus d’un niveau, mais nous les avons traversés, ensemble, tous ensemble. C’est toute la communauté internationale qui a été secouée, confinée et transformée. Finis les temps de trajets des matins et soirs, de nouvelles façons de travailler sont apparues et pour la toute première fois, ce sont nos propres comportements qui ont changé.

Aujourd’hui, reprendre le travail demande plus qu’une simple autorisation de sortie.

En réalité, nous avons tous changé en tant qu'individus. Nos habitudes, nos priorités et nos besoins ont évolué – Ce qui comptait plus que tout il y a encore six mois n’est plus aussi important aujourd'hui.

Alors que nous récupérons une forme de liberté et que le travail peut enfin reprendre, il est important d’adapter notre façon de travailler aux exigences de notre nouvelle réalité – au-delà des ajustements faits dans l’urgence, c’est la vision globale du long-terme qu’il faut également réinventer.  

Ce processus n’est possible que si nous pouvons définir et comprendre cette « nouvelle normalité » dans les moindres détails. 

Ces modifications des espaces de travail seront-elles permanentes ?

L'un des plus grands défis consiste à savoir si cette nouvelle normalité est un bousculement temporaire ou une remise en question définitive de nos modes de vie et de travail. C'est cette réflexion qui permettra de prendre, en toute connaissance de cause, des décisions qui auront un impact tant sur le plan personnel que professionnel.

En nous basant sur l'Histoire et sur les avis d'experts du monde du travail, nous devons tous nous préparer à un monde où cette nouvelle normalité est appelée à durer. Selon le Boston Consulting Group, ce sont les périodes de crises qui ont toujours été à l'origine de la transformation de la société. De la peste noire qui a marqué la naissance de l’éclairage des rues à la croissance du commerce en ligne en Chine après l'épidémie de SRAS de 2003, les crises provoquent des transitions qui s'inscrivent bien dans la durée.

Quand le génie sort de la lampe, il est rare qu’il veuille y retourner … - The New York Times

Si des changements définitifs sont certainement à prévoir, leur nature exacte, quant à elle, est impossible à prévoir.

Rappelez-vous, le changement est une aventure !

Dans nos vies personnelles, le changement n'est jamais le fait d'un seul instant. Mois après mois, années après années, nos vies changent et évoluent au gré des circonstances - et ce n'est qu’avec le recul qu’il est possible de voir que ce qui est devenu naturel aujourd'hui n'a plus rien à voir avec le passé.

En principe, ces changements se produisent progressivement, ce qui nous donne le temps de nous adapter, contrairement à 2020 qui aura vu le monde entier prendre, en l'espace de quelques semaines, un tournant radical. En comparaison de l'Histoire, le laps de temps qui s'est écoulé a été plus court, mais, pour autant, la vie avec et après le COVID-19 suivra probablement le même schéma dans la création de nouvelles normes.

Dans les mois à venir, que ce soit au travail ou à la maison, de petits changements vont se succéder. Ils seront progressifs mais imprévisibles puisque liés à l'évolution de la situation mondiale, allant d’épidémies locales aux progrès de la vaccination. Il est important de trouver une forme d’apaisement dans cette situation inconnue, de ne plus se focaliser sur ce que pourrait être demain mais plutôt d’utiliser ce que l’on sait de la situation actuelle pour proposer des aménagements plus simples et moins invasifs. Ceci devrait nous aider, ainsi que nos équipes, à nous adapter plus facilement dans un environnement de travail rassurant, dans lequel on respectera la distanciation, et qui répondra à toutes les normes imposées par les autorités. Pour autant, ces petits ajustements tactiques ne sont qu’une amorce.  

Garder à l’esprit la tendance générale

Parier sur des changements possibles est un gros enjeu.  Nous préférons concentrer notre énergie à anticiper les tendances dans leur ensemble plutôt que dans leurs détails - Et tout laisse à penser que les changements à venir sont ceux auxquels nous nous sommes tous déjà préparés.

Le COVID-19 a très rapidement créé un besoin naturel d’espaces de travail plus performants, d’acceptation du télétravail et de solutions numériques sans contact. En réalité, cela fait plus de dix ans que nous préparons nos clients à ces changements. Ce n’est pas le COVID-19 qui a modifié notre perception de l’espace de travail, il a simplement accéléré ce besoin d’opérer un changement profond de l’existant, besoin que nous portions déjà en nous.

Comment adapter son environnement de travail pour l’avenir

Wx, notre équipe de consultants en aménagement de postes de travail utilise l'ethnographie, l'IdO (Internet des Objets) et la science des données pour optimiser les expériences de travail en entreprise.  

Ils observent et analysent les personnes et leurs trajets, que ce soit au travail, à la maison, ou en déplacement. L'équipe crée ensuite des espaces qui favorisent, renforcent et stimulent la qualité de vie de vos employés. Grâce à une approche fondée sur des données chiffrées, elle a identifié quatre tendances majeures que nous devrions voir se développer rapidement au cours des prochains mois.

Le télétravail prolongé ? Des services d’assistance rationnalisés

C’est assurément le travail à domicile, ou télétravail, qui aura su tirer son épingle du jeu pendant le confinement, et c’est bien parti pour durer. Il présente en effet le double avantage de pouvoir passer plus de temps en famille, à la maison, et de réduire l’exposition au virus et les temps de trajets quotidiens. C’est sans doute pour cela que les grands groupes, à l’instar de Google ont décidé de prolonger le télétravail jusqu’à la fin de l’année ou que Twitter et Square ont même proposé à leurs employés de l’instaurer « ad vitam aeternam ».  Ces mois de confinement ont démontré que dans certains secteurs, il est tout à fait possible de répartir la main d’œuvre tout en restant performant. 

Reste que les employeurs devront veiller à ce que tous leurs employés aient accès à des services et des aides équivalents, quel que soit le lieu d’où ils travaillent. Pour ceux qui n'auraient pas l'espace ou les conditions nécessaires à un télétravail optimum, des solutions alternatives, telles que des espaces de travail à proximité du domicile, pourraient être envisagées avant d’aborder les trajets vers le bureau. 

Créer une stratégie d’espace de travail flexible

Pour de nombreuses entreprises, la flexibilité et la mobilité sont déjà devenues monnaie courante. Cependant, ce besoin toujours plus grand de disponibilité et de performance risque de déboucher sur une augmentation du panachage entre salariés et indépendants, à mesure que les marchés deviennent plus complexes et que des politiques drastiques de coûts conditionnent les besoins réels,

Par conséquent, il faut s’attendre, au fil du temps, à une fluctuation du personnel sur site. Certains auront besoin d’un espace qui leur est propre alors que d’autres ne viendront qu’occasionnellement pour une réunion ou un travail de groupe. Proposer un lien utile et durable fera toute la différence. 

Mettre à profit les données disponibles

« Dites-nous comment vous vous déplacez, nous concevrons des espaces de travail qui vous ressemblent ». Voilà exactement le genre de données dont les entreprises auront besoin pour concevoir et optimiser un environnement de travail adéquat pour leur personnel. 

Il est primordial que la collecte de ces informations se fasse grâce à une combinaison équilibrée de la technologie et de l’expertise humaine. L’ajout sur site de capteurs automatisés et d’objets connectés sera un atout majeur mais l’interprétation des données à grande échelle nécessitera l’expertise de l’homme. 

Le bien-être au cœur de l’espace de travail

Pour finir, les employés auront pris de plus en plus conscience de leurs besoins en matière de sécurité et de bien-être. Pour retenir les talents et accroître la productivité, les entreprises devront concevoir davantage d’espaces de travail qui contribuent réellement à améliorer leur qualité de vie.

On parle beaucoup de sécurité mais il est fort probable que la liste devra englober un éventail plus large de domaines, comme notamment :

  • La restauration et la nutrition
  • Les services et l’accompagnement
  • Le bien-être et la sérénité d’esprit
  • Un impact positif sur les communautés locales
  • La performance énergétique et le développement durable  

Des espaces de travail conçus autour de l’homme

En fin de compte, toutes ces tendances ont un point commun : elles replacent l’homme et son utilisation des espaces de travail au centre des discussions. Nécessités physiques, sécurité, émotions et bien-être, autant de besoins auxquels il faudra répondre plus attentivement dans l’adaptation des entreprises à cette nouvelle normalité. 

Pour les mois et sans doute les années à venir, Wx a préparé une étude détaillée mettant en évidence l'importance de mettre l’homme au cœur des préoccupations et de pouvoir répondre aux questions fondamentales sur l’avenir collectif, ainsi que sur les moyens à court, moyen et long terme mis en place, tels que

  • Pourquoi il est plus que jamais important de comprendre la manière dont se déplacent les employés
  • Comment optimiser les espaces de travail sans pour autant présager de l'avenir
  • Comment Wx combine le conseil, l'ethnographie, l'IdO et la science des données pour créer un environnement de travail plus intelligent 

Pour une vision long-terme de cette nouvelle normalité  Lire le dossier


 

22 juin 2020

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